Polycor Inc.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DU CANDIDAT À L’EMPLOI MONDIAL

INTRODUCTION

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous collectons et traitons des données à caractère personnel relatives aux candidats à l’emploi. Nous sommes déterminés à respecter nos obligations en matière de protection des données et nous nous engageons à être transparents avec vous sur la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et conservons vos données à caractère personnel. Nous savons que la confidentialité est importante pour vous et nous protégeons les données que nous recueillons dans le cadre du processus de recrutement. L’avis global de confidentialité des candidats à l’emploi (” avis “) s’applique à tous les candidats à l’emploi de Polycor Inc. et de chacune de ses filiales (“Polycor“). L’objectif de cet avis est d’informer les candidats à l’emploi de la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées, y compris la manière dont elles sont collectées, utilisées, divulguées et conservées, et de les informer de leurs droits en matière de protection de la vie privée. Les candidats à l’emploi doivent savoir que les lois sur la protection des données et de la vie privée varient selon les juridictions dans lesquelles Polycor opère.

MISES À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Polycor peut modifier cet avis à tout moment. Veuillez consulter la rubrique “Date de mise à jour” en haut de cette page pour savoir quand cet avis a été révisé pour la dernière fois et quand il est entré en vigueur.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

1. DES INFORMATIONS UTILES

Nous avons désigné une personne chargée de la protection des informations personnelles, ainsi que communément appelé Responsable de la protection de la vie privée ou délégué à la protection des données. Cette personne veille à ce que nous sommes clairs et justes sur la manière dont nous utilisons vos informations personnelles et nous respectons les lois sur la protection de la vie privée dans toutes les juridictions où nous opérons. Vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données et de la vie privée au :

Responsable de la protection de la vie privée et des données
Polycor Inc.
100-76, rue Saint-Paul,
Québec (Québec) G1K 3V9
privacy@polycor.com

Il s’agit d’un avis global ; lorsque nous disons “nous“, “notre” ou “nos“, nous nous référons à l’entité juridique spécifique de Polycor auprès de laquelle vous cherchez un emploi.

Par informations à caractère personnel (également appelées données à caractère personnel), nous entendons toute information se rapportant à une personne identifiable, comme votre nom, votre adresse, vos coordonnées professionnelles ou une combinaison d’informations. Dans certaines juridictions, le droit à la vie privée s’applique à titre posthume.

Si vous résidez dans l’Espace économique européen (l'”EEE“), le responsable du traitement de vos données personnelles est l’entité juridique de Polycor avec laquelle vous interagissez en tant que candidat à l’emploi. Cela signifie qu’ils décident pourquoi, comment et où vos informations personnelles sont traitées.

Le traitement de vos informations personnelles signifie tout ce que nous faisons avec elles – les collecter, les utiliser, les stocker, les partager et les supprimer.

2. LES INFORMATIONS PERSONNELLES QUE NOUS RECUEILLONS

Les informations personnelles marquées d’un astérisque(*) peuvent être considérées comme des informations de catégorie spéciale (dans l’EEE) ou des informations sensibles. Nous pouvons collecter les catégories suivantes d’informations personnelles vous concernant :

– Les informations de contact, telles que votre nom, votre adresse physique, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre langue préférée.

– Une pièce d’identité, comme un permis de conduire*, un passeport* ou une autre pièce d’identité gouvernementale*.

– Votre image, par exemple l’image d’une caméra ou d’une vidéo si vous vous trouvez dans une zone surveillée par CCTV ou si une réunion est enregistrée, ou des enregistrements vocaux si nous enregistrons un appel auquel vous participez.

– Curriculum vitae (CV) et informations relatives à l’entretien, telles que les détails de vos qualifications, compétences, expériences et antécédents professionnels.

– Informations sur la rémunération et les avantages sociaux, comme le niveau de rémunération attendu, y compris les droits aux avantages sociaux.

– Informations sur les aménagements, par exemple si vous souffrez ou non d’un handicap* pour lequel l’organisation doit procéder à des aménagements raisonnables au cours du processus de recrutement.

– Informations sur les droits , comme votre droit à travailler dans la juridiction dans laquelle vous postulez, et si vous avez un casier judiciaire*.

– les informations relatives à l’équité en matière d’emploi et à la diversité , uniquement dans les limites autorisées par la loi, comme les données relatives à votre origine ethnique*, à votre orientation sexuelle* et à votre religion* ou vos convictions*.

– d’autres informations que vous nous fournissez par le biais de n’importe quel canal.

Lorsque les informations personnelles que nous vous demandons de fournir sont obligatoires, nous vous en informons à l’adresse suivante ou avant la collecte. Si vous ne fournissez pas les informations obligatoires, nous ne pourrons pas remplir les fonctions nécessaires en matière de ressources humaines qui peuvent avoir une incidence sur votre emploi chez nous.

Si vous soumettez des informations personnelles concernant une personne autre que vous-même, vous déclarez que que vous avez obtenu de cette personne le consentement nécessaire à l’utilisation et à la divulgation de ces l’utilisation et la divulgation des informations personnelles de cette personne, telles que décrites dans le présent avis.

Polycor ne collecte ni ne traite intentionnellement les informations personnelles des mineurs. S’il vous plaît, faites-le ne soumettez pas de demande d’emploi si vous avez moins de 16 ans.

3. COMMENT NOUS COLLECTONS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous pouvons collecter vos informations personnelles de différentes manières :

– Directement auprès de vous ou par l’intermédiaire d’autres personnes qui vous connaissent, telles que vos références personnelles.

– De la part de tiers ou de prestataires de services tels que des sociétés de recrutement ou des sociétés qui vérifient le casier judiciaire.

– à partir de sources accessibles au public ou en ligne où vous avez choisi de partager vos données sous réserve de leur politique de confidentialité, comme LinkedIn, les bases de données de CV ou d’autres plateformes.

4. COMMENT NOUS UTILISONS LES INFORMATIONS PERSONNELLES

Si vous résidez dans l’EEE, l’utilisation des données à caractère personnel doit être justifiée par l’une des nombreuses bases juridiques. Les principales bases juridiques qui justifient notre utilisation de vos données personnelles sont les suivantes :

– Consentement – Vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles à une ou plusieurs fins spécifiques.

– Exécution d’un contrat – Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec vous.

– Obligation légale – Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Polycor est soumise.

– Protection des intérêts vitaux – Le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.

– Intérêt public – Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.

– Intérêts légitimes de Polycor ou d’un tiers – Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes de Polycor ou d’un tiers, sauf si vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux l’emportent sur ces intérêts.

En règle générale, Polycor s’appuie sur des intérêts légitimes pour traiter vos informations personnelles dans le cadre d’une candidature à un emploi. Si nous nous appuyons sur votre consentement, nous vous en informerons au moment de la collecte.

Quel que soit votre lieu de résidence, nous pouvons utiliser vos informations aux fins suivantes :

– Pour communiquer avec vous au sujet de votre demande d’emploi dans la langue de votre choix.

– Pour mener à bien le processus de recrutement , en traitant les informations collectées dans le cadre du processus de recrutement, nous sommes en mesure d’évaluer et de confirmer votre aptitude à l’emploi. Nous devons traiter les données avant et pendant le processus de recrutement jusqu’à ce qu’une offre ait été présentée et acceptée. Pour certaines fonctions, nous obtenons des données sur les condamnations pénales et les infractions afin de remplir nos obligations et d’exercer des droits spécifiques en matière d’emploi. Cela peut se produire à tout moment de la procédure, mais uniquement si nous avons l’intention de vous faire une offre d’emploi ou si nous vous en avons fait une.

– Pour fournir des aménagements en matière de recrutement si vous nous fournissez des informations sur un handicap ou une autre circonstance personnelle, afin de nous permettre de procéder à des ajustements ou à des aménagements raisonnables.

– À des fins d’équité en matière d’emploi , nous pouvons traiter des catégories spéciales de données, telles que les données relatives à l’origine ethnique, à l’orientation sexuelle, à la religion ou aux croyances, afin de suivre les statistiques de recrutement. Nous traitons ces données pour remplir nos obligations et exercer nos droits spécifiques en matière d’emploi.

– Pour répondre à des réclamations, des questions ou des préoccupations, pour se défendre contre des réclamations légales, pour exercer les recours disponibles ou pour limiter les dommages que nous pourrions subir.

– Pour nous conformer à nos obligations légales, par exemple pour vérifier l’éligibilité d’un candidat retenu à travailler dans la juridiction avant le début de l’emploi.

5. COMMENT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES SONT DIVULGUÉES

Vos informations personnelles peuvent être divulguées par Polycor :

– Aux employés et aux sous-traitants de Polycor. L’accès sera limité aux personnes qui ont besoin d’accéder à vos informations personnelles pour remplir leur rôle, telles que

▪ Les employés des ressources humaines et les sous-traitants qui gèrent le processus de recrutement et la gestion de la main-d’œuvre.

▪ Les responsables de l’embauche et les personnes chargées des entretiens qui participent au processus de recrutement. ▪ Les employés et les sous-traitants des technologies de l’information qui gèrent les systèmes de recrutement.

▪ D’autres employés ou sous-traitants qui peuvent avoir un besoin légitime d’examiner vos données à caractère personnel pour exercer leurs fonctions.

– à des prestataires de services tiers qui traitent les informations personnelles en notre nom. Nous ne faisons appel qu’à des prestataires de services qui limitent leur traitement à la finalité décrite dans l’accord et qui mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour répondre aux exigences en matière de protection de la vie privée de la juridiction dans laquelle ils fournissent le service, ainsi qu’à nos exigences. Il peut s’agir de

▪ Les cabinets de recrutement pour nous aider à trouver et à évaluer les candidats à l’emploi. ▪ des sociétés de vérification des antécédents pour évaluer l’adéquation de votre emploi avec nous, en fonction du rôle pour lequel vous avez postulé.

▪ Références et anciens employeurs si votre demande d’emploi est acceptée et que nous vous faisons une offre d’emploi, pour fournir une référence pour vous.

▪ Les fournisseurs de technologies de l’information pour vous permettre d’accéder aux plateformes que nous utilisons dans le cadre du processus de recrutement et de les gérer.

– Respecter les obligations légales ou réglementaires, si nous le jugeons nécessaire ou approprié en vertu de la législation applicable, y compris les lois en dehors de votre pays de résidence pour se conformer à une procédure judiciaire.

6. PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous nous efforçons d’utiliser des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables, toutes conçues pour protéger les informations personnelles sous notre contrôle. Par exemple, nous cherchons à utiliser la technologie Secure Sockets Layer (“SSL”) pour le placement des commandes. Malheureusement, aucun système de stockage de données ou de transmission de données sur l’internet ne peut être garanti à 100 %. Nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services en nuage tiers qui fournissent des services d’hébergement, de stockage de données et d’autres services conformément à des conditions générales qui peuvent ne pas être négociables. Ces prestataires de services nous ont informés ou ont confirmé publiquement qu’ils appliquent des mesures de sécurité qu’ils jugent adéquates pour la protection des informations au sein de leur système, ou qu’ils ont la réputation générale d’appliquer de telles mesures.

7. TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

En tant qu’entreprise internationale, nous ne pouvons pas limiter le traitement de vos informations personnelles au pays où vous êtes basé. Vos informations personnelles peuvent être transférées en dehors du pays où vous étiez candidat à un emploi et peuvent être soumises aux lois régissant la protection de la vie privée dans ces pays. Polycor ne transférera vos informations personnelles en dehors de la juridiction où vous étiez candidat à l’emploi que si nous sommes convaincus que les mêmes garanties de protection des données que nous déployons seront mises en place, par exemple nous pouvons prendre des mesures contractuelles ou autres pour garantir que vos informations personnelles sont protégées conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.

8. CONSERVATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi, nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent avis. Lorsque nous n’avons plus de besoin commercial légitime (ou de base juridique pour le traitement dans l’EEE) de traiter vos informations personnelles, nous les supprimons ou les rendons anonymes conformément à nos processus de conservation, dans la mesure du possible.

Nous conservons vos informations personnelles pendant la durée du processus de recrutement afin de pouvoir gérer votre candidature. Si un emploi vous est proposé, nous conserverons vos informations personnelles dans le cadre de votre dossier d’emploi et vous recevrez une copie de l’avis de confidentialité de l’employé mondial pour vous indiquer comment nous utiliserons et conserverons vos informations personnelles en tant qu’employé.

Nous conservons certaines de vos informations même si vous n’obtenez pas d’emploi chez nous. Parfois, nous les conservons pour nous conformer à une obligation légale. Souvent, nous avons des raisons légitimes de conserver vos données à caractère personnel, par exemple pour pouvoir examiner l’historique de votre recrutement chez nous, envisager des opportunités futures, répondre à des questions ou même nous défendre contre des réclamations. Si vous résidez dans l’EEE et que votre demande d’emploi n’est pas retenue, si vous ne vous opposez pas à la conservation de vos informations personnelles, celles-ci seront automatiquement effacées ou détruites au plus tard deux ans après le dernier contact avec vous, sauf si vous consentez expressément à une période de conservation plus longue.

9. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE EN TANT QUE CANDIDAT SALARIÉ

Chez Polycor, nous respectons le droit à la vie privée. Les droits individuels en matière de protection de la vie privée varient en fonction de l’endroit où vous vous trouvez Par conséquent, l’extension des droits expliqués dans cette section dépendra de la nature de l’activité de l’entreprise. de l’activité de traitement des données personnelles et de la juridiction dans laquelle le traitement a lieu lieu. Si vous nous contactez pour exercer l’un de ces droits en matière de protection de la vie privée, nous pouvons vous demander une pièce d’identité et vérifier vos droits.

– Le droit d’être informé de la manière dont Polycor utilise vos informations personnelles, y compris l’existence d’une prise de décision automatisée et d’un profilage.

– Le droit d’accéder à une copie des informations personnelles que Polycor détient à votre sujet.

– Le droit de rectification, pour demander à Polycor de corriger toute inexactitude ou incomplétude dans les informations personnelles détenues. Nous pouvons également chercher à vérifier les informations avant de les rectifier.

– Le droit de retirer son consentement à certaines utilisations de vos informations personnelles, sous réserve des exigences légales et contractuelles. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de poursuivre notre relation avec vous, par exemple si nous avons besoin de votre adresse électronique pour vous contacter. Nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement.

– Le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (Québec) et de ne pas faire l’objet d’une telle décision (EEE).

– Le droit à la suppression des informations personnelles vous concernant, dans certaines circonstances. Lorsque vous y avez accès, vous pouvez supprimer vos informations personnelles des systèmes concernés (bien qu’elles puissent rester dans les sauvegardes et les systèmes liés jusqu’à ce qu’elles soient supprimées conformément à nos procédures de conservation). Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de certaines informations personnelles (voir section 10 – Contester la conformité et exercer vos droits en matière de protection de la vie privée).

– Le droit de demander le transfert de certains éléments de vos informations personnelles à une autre organisation dans un format électronique commun. Également connu sous le nom de droit à la portabilité.

– Le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de régulation ou de contester le respect par Polycor des lois sur la protection de la vie privée (voir section 10 – Contestation du respect des lois et exercice de vos droits en matière de protection de la vie privée).

– Le droit de restreindre le traitement de vos informations personnelles dans les cas où vous nous demandez de conserver les données mais de ne pas les utiliser, et le droit de s’opposer au traitement des informations personnelles, dans certaines circonstances, par exemple lorsque nous avons utilisé l’intérêt légitime comme base juridique pour le traitement (EEE uniquement).

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous ne prenons pas de décisions en matière d’emploi sur la base d’une prise de décision automatisée ou d’un profilage.

Nous faisons de notre mieux pour vous répondre dans un délai d’un mois, mais cela peut prendre plus de temps si votre demande est complexe. Nous pouvons vous demander des précisions sur votre demande afin d’accélérer notre réponse et de nous assurer que nous répondons à vos besoins. Si nous pensons que notre réponse prendra plus d’un mois, nous vous en informerons. Nous ne faisons aucune discrimination à l’encontre des personnes qui exercent leurs droits en matière de protection de la vie privée.

Dans certains cas, nous pouvons être autorisés à refuser de donner suite à votre demande. Par exemple, lorsque les données concernent une autre personne, lorsqu’une exception d’accès s’applique, comme le privilège juridique, lorsque nous ne pouvons pas supprimer vos informations personnelles pour des raisons juridiques ou d’autres exceptions autorisées. Si nous refusons votre demande, nous vous en communiquerons la raison et vous pourrez contester notre refus.

10. CONTESTER LA CONFORMITÉ ET EXERCER VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Vous pouvez demander à exercer vos droits en matière de protection de la vie privée, poser des questions sur le présent avis ou contester notre conformité aux lois applicables en matière de protection de la vie privée en contactant la personne chargée de la protection des informations à caractère personnel à l’adresse suivante

Responsable de la protection de la vie privée et des données
Polycor Inc.
100-76, rue Saint-Paul,
Québec (Québec) G1K 3V9
privacy@polycor.com